项目函件管理.docx
文档页数：38文档大小：61.86KB文档格式：docx第二章项目函件管理 项目经济类函件分为内部函件和外部函件.
内部函件主要 是指与分包单位的往来文档，外部函件主要是指与业主方、政 府部门等单位的往来文档.
一、发函目的 （1）对合同中未明确约定事项予以发函确认.
（2）对于发包人的一切不当履行行为提出书面要求或主 张.
（3）对于已经口头达成一致意见的事项进行书面固化.
（4）避免对发包人发函事项没有回复视为认可.
二、工程联系函内容要求 （1）针对业主指责总承包单位、总承包单位进行回函的 文件，要做到一一对应，针对业主指责的内容，必须做到能够 逐项回应.
不能只回应部分内容或只回应总承包单位有理的内 容，以免有所遗漏.
（2）对于总承包单位发函指责业主存在的过错或问题的 函件，要做到有理有据，既有事实依据又有合同依据，且能够 比较完整、全面陈述事实经过.
完整不等于长篇大论，要尽量 简明扼要讲述重点.
（3）不论是来函还是回函，都应该尽可能的采用”一事 一函”的原则.
实践中很多时候由于在一个函件中出现多个问 题，往往导致问题交织在一起，当同一函件中同时反映不同内 容时，尤其是有的内容对总承包单位有利、有的内容对总承包 单位不利，则总承包单位在日后出现争议，在考虑是否拿出这 份函件作为证据时就会比较尴尬，容易出现投鼠忌器的情况.
因此，采取一个事情一个函件的原则比较简单、日后也更容易 拿出来作为证据加以使用.
（4）对于业主指责中不属实的问题，总承包单位一定要 及时回函指出并解决.
如果总承包单位不能及时回函，很有可 能被认为是默认此事实，导致在实践中法院有可能最终采纳业 主的观点，从而作出对总承包单位不利的裁判.
（5）函件应简明扼要，逻辑清晰，论证有据，叙述完 整.
如向发包人提出主张的函件，应同时表明是根据合同哪一 条款发出此类函件，以便对方核对.
函件应附上相应的证明材 料，包括照片、录像、图纸、合同及其他可证明相关事实的材 料.
在必要时，可连续发函，以引起对方重视.
（6）系列函件处理：坚持最后一封函件是总承包单位发 出的原则，坚持前后函件口径、描述保持一致的原则，坚持对 业主所指问题全面回应原则.
（7）如针对业主某一来函，总承包单位回函，则总承包 单位的回函中应明确指引针对业主来函的函件编号、收函时 间、函件名称，做到一一对应.
如双方曾就某一问题反复多次 发函，则在后续发函中，应将此前涉及此问题的发函、回函的 编号、文件名称一一列明.
（8）项目函件必须由项目经理签字发出，发函日期须明 确.
避免后续就利息、工期起算等产生争议.
如重要函件，则 原件应至少制作一式四份，在业主及监理签收处理之后，由主 办部门和资料室各保存一份原件.
如涉及多个抄送单位，则根 据实际需要增加原件份数.
三、工程联系函管理要求 （1）总承包单位发给业主的函件都要统一编号，函 件编号应当连续、不中断.
函件编号主要由5部分组成，对内 函件编号规则为：”cscec公司简称项目简称分包简称 序号”，对外函件编号规则为：“csceC公司简称项目简称 序号”.
函件编号简称如下表所示： 部门 简称 公司 HN 项目简称 由资料员拟定
分包或业主简称 用其关键词大写字母 序号 从“0001"开始依次编号 如城脉项目对内编号：CSCEC-HN-CMJR-AC-0001，对外函件编号：CSCEC- HN-CMJR-0001 (2）如合同中约定了往来函件的送达方式和送达途径， 则应当按照合同约定的送达方式和送达途径发送函件.
如果履 行过程中，函件送达方式和送达途径发生变化，则应当及时取 得相对方的确认.
要求对外联系函都需要在函件上注明对 方单位，对方联系人及电话，函件接收地址，尤其是分公司或 项目部发出的并非采用的项自固定模板的函件，更加需要注意 这一点，也需要注意注明函件编号，函件页码等.
如果是需要 对方回应或联系的函件，建议在函件末尾参照律师函，留下己 方的联系人及联系方式，便于后续沟通协商.
发函不仅需要关 注函件内容，也要注意函件格式的完善.
具体事例可参考如 下： 函件编号： ***料 致：*****公司 法定代表人或函件接收人 电话： 邮箱：
地址：公司营业执照地址或合同约定的联系地址 （3）无论采取何种方式发送函件，都应当注意保留签收 证明文件.
（4）项目上有统一管理函件的资料员的，由资料员负责 函件编号，项目没有统一管理函件资料员的，由项目经理在相 关部门中指定一名兼职资料员统一负责项目函件编号.
（5）项目各部门发函之前应先向资料员申请编号，确保 函件序号连续性和方便查阅.
对内函件按照分包单位进行编 号，对外发送业主函件依次进行编号，函件无编号的不得用 印.
（6）项目经济类函件的编制和报送，应严格按照合同约 定的程序并在约定的期间内完成.
（7）项目重要经济类函件发出之前应经所属单位法务人 员审核后方可发出.
重要经济类函件具体是指向业主发送的涉 及停工、索赔、重大权利义务变更等函件和向分包单位发送的 涉及金额较大的或可能引发诉讼等函件.
（8）项目各部门对外发出函件后，应及时跟进后续情 况，如是否签收、签收人员、是否回函等，应将相关信息及时 到资料员处完善台账登记信息.
（9）项目收文之后，应在内部进行传阅处理（传阅单见
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